Procedura zgłoszeń wewnętrznych

W związku z wejściem w życie ustawy o ochronie sygnalistów, której celem jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom zgłaszającym nieprawidłowości w miejscu pracy Sweco Polska sp. z o.o. oraz Sweco Design Center Poland sp. z o.o. (dalej zwane jako Sweco) wprowadziły Procedurę zgłoszeń wewnętrznych dotyczących naruszeń prawa.

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w Sweco stosuje się do Zgłoszeń Wewnętrznych dokonanych przez sygnalistów, którzy uzyskali informacje na temat naruszeń prawa. W ramach Procedury zgłoszeń wewnętrznych nie są przyjmowane zgłoszenia dotyczące prawa pracy.

Zgłoszenia wewnętrzne

W spółkach powołano Komisje ds. Sygnalistów, które mają uprawnienia do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń. W przypadku zgłoszeń dotyczących członków komisji, sprawą zajmie się inny członek natomiast w przypadku zgłoszeń dotyczących całej komisji wyznaczona zostanie przez Zarząd osoba/jednostka właściwa do prowadzenia postępowania dotyczącego tego zgłoszenia.

Każde zgłoszenie, które zostanie zgłoszone poprzez poniżej opisane kanały, powinno zawierać dane kontaktowe zgłaszającego, opis naruszenia oraz podpis. Sygnaliści mają możliwość składania zgłoszeń ustnie lub pisemnie, jednak nie mogą to być zgłoszenia anonimowe. Zgłoszenia wewnętrzne anonimowe nie będą rozpatrywane i zostaną pozostawione bez rozpoznania.

Zgłoszenia ustne mogą być dokonane:

• telefonicznie, za pośrednictwem linii telefonicznej w ramach systemu Speakup (tzw. Linia ds. Etyki lub Sweco Ethics Line) funkcjonującego w Spółce;
• na wniosek sygnalisty – za pośrednictwem bezpośredniego spotkania z którymkolwiek członkiem Komisji ds. Sygnalistów.

W celu złożenia Zgłoszenia Wewnętrznego za pośrednictwem Sweco Ethics Line (linia ds. Etyki) należy:

1. wybrać numer telefonu Linii ds. Etyki dedykowany dla Polski: 008004411739;
2. po połączeniu podać kod dostępu, dedykowany dla Polski: 87676;
3. po połączeniu (należy pamiętać, że osoba zgłaszająca nie zostanie połączona z konsultantem) wybrać czy chcemy przekazać zgłoszenie do Komisji ds. Sygnalistów, czy do Grupy (zgłoszenie będzie rozpatrywane przez osoby upoważnione w Grupie Sweco);
4. następnie należy wypowiedzieć/odczytać treść zgłoszenia – zalecamy aby treść Zgłoszenia Wewnętrznego zapisać sobie na kartce przed rozpoczęciem zgłoszenia/połączenia, tak aby w trakcie zgłaszania nie pominąć żadnego ze szczegółów – nasze zgłoszenie zostanie nagrane, a następnie zostanie sporządzona transkrypcja naszej rozmowy;
5. po pozostawieniu wiadomości otrzymamy indywidualny numer sprawy, który należy zapisać celem sprawdzenia informacji/aktualizacji dotyczących zgłoszenia (indywidualnego numeru sprawy nie należy udostępniać).

Wykonanie połączenia oznacza wyrażenie zgody na nagranie i sporządzenie transkrypcji.

Bezpośrednie spotkanie celem przekazania zgłoszenia

Wniosek o spotkanie należy składać mailowo na adres: sm-pl-sygnalisci@sweco.pl lub pisemnie w zamkniętej kopercie z dopiskiem „do rąk własnych Komisji ds. Sygnalistów”. Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Za zgodą sygnalisty zgłoszenie składane w czasie spotkania jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez członka Komisji ds. Sygnalistów przyjmującego to zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

Zgłoszenia pisemne mogą być dokonane w postaci:

• papierowej do rąk własnych któregokolwiek członka Komisji ds. Sygnalistów (w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie wewnętrzne”);
• listownie na adres siedziby Spółki z dopiskiem na kopercie „zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych Komisji ds. Sygnalistów”;
• elektronicznie:
  – w drodze wiadomości e-mail na adres mailowy Komisji ds. Sygnalistów: sm-pl-sygnalisci@sweco.pl;
  – za pośrednictwem formularza w ramach systemu Speakup (tzw. Linia ds. Etyki lub Sweco Ethics Line) funkcjonującego w Spółce.

W celu złożenia Zgłoszenia Wewnętrznego za pośrednictwem Sweco Ethics Line (linia ds. Etyki) należy:

1. przejść na stronę Linii ds. Etyki: www.speakupfeedback.eu/web/n7xuxu/pl
2. wybrać język w jakim chcemy przesłać zgłoszenie,
3. po przekierowaniu na odpowiednią stronę internetową – podać kod dostępu 87676,
4. po wpisaniu, zaakceptowaniu kodu i przekierowaniu na odpowiednią stronę internetową – wybrać opcję „Zostaw nową wiadomość” [poprzez kliknięcie na opcję pierwszą ze znakiem koperty], co spowoduje przekierowanie na stronę, na której znajduje się formularz, za pomocą którego można dokonać Zgłoszenia Wewnętrznego,
5. dokonać Zgłoszenia Wewnętrznego poprzez:
   – zaznaczenie checkboxa – należy zaznaczyć opcję zgłoszenia lokalnego, które trafi do Komisji ds. Sygnalistów [po zaznaczeniu checkboxa wyświetli się rozwijana lista z podmiotami, na której należy wybrać Sweco Polska],
   – wpisanie treści Zgłoszenia Wewnętrznego w formularz,
   – kliknięcia w pole Wyślij.
6. po pozostawieniu wiadomości zgłaszający otrzyma indywidualny numer sprawy, którego nie należy nikomu udostępniać i z użyciem którego można sprawdzić informacje/aktualizacje na temat sprawy.

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego

Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego w ciągu 7 dni od jego otrzymania przez Komisję ds. Sygnalistów, która ma obowiązek weryfikacji zgłoszeń i informowania sygnalisty o wynikach przeprowadzonego dochodzenia w ciągu 3 miesięcy.

Zgłoszenia zewnętrzne

Od dnia 25 grudnia 2024 r. Sygnalista będzie mógł dokonywać także zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Ochrona ustawowa zgłaszającego jest taka sama, niezależnie od użytego kanału zgłoszenia.

Ochrona danych osobowych

Komisja ds. Sygnalistów będzie traktować wszystkie otrzymane informacje w ścisłej tajemnicy. Prywatność zarówno osoby składającej skargę, jak i podmiotu(ów), których dotyczy zgłoszenie będzie chroniona. Procedury raportowania opierają się na przetwarzaniu danych osobowych, dlatego zastosowanie mają zasady ochrony danych. Sweco przestrzega obowiązujących przepisów. Jeżeli zarzuty, których dotyczy zgłoszenie nie doprowadzą do działań lub postępowań prawnych, wszelkie dane osobowe przetwarzane w ramach procedowania zgłoszenia zostaną usunięte po zakończeniu dochodzenia.

Osoby wpisane do rejestru mają prawo zażądać odpisu z rejestru dotyczącego informacji dotyczących ich danych osobowych. Sweco jest zobowiązane do poprawiania wszelkich błędnych, niepełnych lub wprowadzających w błąd informacji zapisanych w rejestrze. Aby uzyskać więcej informacji o tym, w jaki sposób Sweco przetwarza Twoje dane osobowe, gdy składasz zgłoszenie za pośrednictwem Sweco Ethics Line, kliknij tutaj.

W przypadku pytań prosimy o kontakt osobiście z członkami Komisji ds. Sygnalistów lub na adres e-mail: sm-pl-sygnalisci@sweco.pl.

Zgłoszenie naruszenia związanego z Kodeksem Postępowania Sweco

Wszystkie osoby posiadające wiedzę o nieuczciwym, nieetycznym lub niezgodnym z prawem postępowaniu stanowiącym poważne naruszenie wymogów etyki biznesowej zawartych w Kodeksie Postępowania mogą zgłosić swoje podejrzenia za pośrednictwem Sweco Ethics Line (Linia ds. Etyki).

Aby przesłać swoje zgłoszenie prosimy kliknij tutaj, następnie wpisz kod dostępu 87676. Zgłaszając podejrzenie poprzez Linię ds. etyki Sweco, działania następcze, dochodzenie oraz informacje zwrotne są przeprowadzane wewnętrznie przez upoważnione osoby lub podmioty Sweco.

Aby uzyskać więcej informacji o tym, w jaki sposób Sweco przetwarza Twoje dane osobowe, gdy składasz zgłoszenie za pośrednictwem Sweco Ethics Line, kliknij tutaj.

Aby przeczytać naszą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, kliknij tutaj.

Aby dowiedzieć się w jaki sposób Spółki przetwarzają dane osobowe, kliknij tutaj.